Introduction

"Parce qu'elles garantissent l'accès des citoyens à l'information administrative et le droit des peuples à connaître leur histoire, les archives sont essentielles à l'exercice de la démocratie, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance."

Extrait de la déclaration universelle des archives adoptée en novembre 2011 par l'UNESCO.

Référentiel général de gestion des archives. Comité interministériel aux Archives de France. Octobre 2013. Document PDF en ligne

Après avoir trié, classé et conditionné vos documents selon les conseils donnés ci-dessous, remplir le bordereau puis l'envoyer aux Archives départementales pour validation avant versement : Modèle de bordereau de versement

1. Archives publiques : définitions

Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels que sont les notaires, huissiers de justice et commissaires-priseurs constituent, du fait qu'ils garantissent les droits des personnes physiques et morales et ont valeur de preuve, des archives publiques. Le Code du patrimoine (article R212-15) fixe les obligations de versement aux Archives départementales : les minutes et répertoires des notaires doivent être versés au terme d’un délai de 75 ans (25 ans pour les autres officiers publics ou ministériels). Jusqu'à l'expiration de ce délai, les officiers publics ayant produit ces archives sont responsables de leur bonne conservation.

Les dossiers de clients sont en revanche des archives privées, ils ne sont pas soumis aux mêmes obligations mais peuvent être déposés aux Archives départementales sur proposition de l’officier public ou ministériel.

2. Comment traiter ses archives au quotidien ?

Il est important de classer ses documents en fonction du sort qui leur sera réservé dans le futur. L’idéal est de procéder ainsi dès la création du dossier. Suivant la nature des dossiers, le classement sera chronologique, alphabétique, géographique, thématique ; le mode de classement retenu doit être le mieux adapté à l'utilisation courante des archives.

Tenir compte du cycle de vie des archives

La vie d'un dossier d'archives connaît successivement trois phases, illustrées par le schéma suivant.

Qu'est-ce qu'un versement ?

C'est le transfert aux Archives départementales des documents qui ne sont plus utiles à l'activité quotidienne du service, en vue de leur conservation définitive, du fait de leur intérêt historique ou des effets juridiques qu'ils continuent de produire. Le tri, le classement et le conditionnement des dossiers versés incombent au service versant.

Concernant les notaires, l'instruction n°DAF/DPACI/RES/2009/026 du 16 décembre 2009 précise les modalités de versement.

Les Archives départementales sont à votre disposition pour répondre à vos questions, aider à l'organisation des campagnes d'archivage, et en cas de besoin vous conseiller pour le recrutement de vacataires qualifiés ou le recours à des prestataires d'archivage, la définition de leur programme de travail et la supervision de l'exécution de leur mission.

La préparation d'un versement suit quatre étapes principales :

- Tri

- Classement

- Conditionnement et rédaction du bordereau

- Transfert des documents aux Archives départementales

1. Tri

Il s'agit ici de séparer les documents à verser de ceux pouvant faire l'objet d'une élimination.

2. Classement

Cette étape est fondamentale pour permettre les recherches ultérieures. Les documents doivent impérativement être ordonnés suivant un ordre logique, qui reflète l'organisation de la profession et ses méthodes de travail.

Par conséquent, on commencera par organiser le fonds à traiter en grandes catégories thématiques, regroupant les dossiers de même nature ou portant sur un même objet, au sein desquelles l'ordre logique des dossiers (alphabétique, chronologique, géographique, par type de procédure ou d'opération) sera respecté ou rétabli. Dans chaque dossier, les documents font eux-mêmes l'objet d'un classement interne qu'il convient au besoin de restaurer.

3. Conditionnement et rédaction du bordereau

Il est recommandé de réaliser ces deux opérations simultanément. Un exemple de bordereau de versement figure à la fin du présent chapitre. Il est demandé d'utiliser des boîtes d'archives en carton de 8 à 12 cm de large. Les boîtes de 20 cm et cartons de photocopies sont à proscrire ; l'usage de boîtes de 15 cm doit être exceptionnel et réservé à des dossiers volumineux ne pouvant être fractionnés. Ôter trombones, élastiques, baguettes de reliures, chemises plastifiées, dossiers à sangle, qui à long terme endommagent les documents. A l'intérieur des boîtes, les dossiers doivent être contenus dans des chemises souples cartonnées en bon état. Une boîte trop ou trop peu remplie n'assure pas la conservation des documents. Les boîtes en mauvais état ou dont le format n'est pas adapté au contenu seront systématiquement changées.  Numérotez les boîtes de 1 à n, de préférence au crayon pour rendre les corrections plus faciles.

Comment rédiger le bordereau ?

La description des dossiers (2ème colonne du bordereau) et les dates extrêmes (3ème colonne) sont alors reportées sur le bordereau de versement, en face du numéro de la boîte (1ère colonne). Les dates extrêmes sont les années du plus ancien et du plus récent document du dossier, séparées par un tiret simple. La 4ème colonne (observations) est facultative ; elle sert à donner des précisions relatives à l'état matériel, au format et au conditionnement des documents, ou encore à mentionner la présence d'un document particulièrement remarquable ou les critères de tri appliqués dans le cadre de la sélection d’un échantillon (cf. exemple).

Chaque ligne du tableau correspond à un article (boîte ou dossier auquel a été attribué un numéro d'ordre) ou à un ensemble d'articles cohérent, c'est-à-dire portant sur un même objet ou contenant les mêmes typologies de documents (cf. exemple). Chaque article ou ensemble doit être décrit sur une seule et même ligne.

Pour un ensemble d'articles de même contenu (par exemple des minutes), on note dans la 1ère colonne du bordereau les numéros d'ordre du premier et du dernier articles de l'ensemble, séparés par le mot "à". On note dans la 2nde colonne les éléments de description communs à tous les articles de l'ensemble. On note dans la 3ème colonne les dates extrêmes correspondant à l'ensemble des articles concernés (cf. exemple).

Pour décrire des dossiers classés par ordre chronologique, on renseigne de même au niveau de l'ensemble le type de dossiers et la typologie des documents qu'ils contiennent ; au niveau de l'article on renseigne simplement la ou les années contenues dans la boîte. Si une seule année représente plusieurs boîtes, l'année sera décrite comme sous-ensemble. Dans ce cas, les dates extrêmes étant mentionnées dans la description, il n'est pas utile de remplir la 3ème colonne (cf. exemple).

4. Transfert des documents aux Archives départementales

Préalablement à tout transfert, le bordereau doit être adressé à l'archiviste chargé de la collecte pour approbation.

Le volet "amiante" du bordereau doit impérativement être rempli. Le service versant adresse en outre aux Archives départementales une copie du dossier technique amiante (DTA) relatif au bâtiment où ont été stockées les archives.

Une fois le bordereau définitivement validé, le service versant prend rendez-vous aux Archives départementales pour le transfert proprement dit. L'agent chargé du transport apporte le bordereau de versement, signé par le responsable du service versant, en trois exemplaires. Un exemplaire sera retourné par courrier, signé par le directeur des Archives départementales.

Comment consulter les archives versées ?

Une fois les documents versés aux Archives départementales, ceux-ci peuvent être consultés à tout moment par le personnel du service versant en salle de lecture ; des numérisations peuvent être également délivrées à la demande. Des prêts peuvent enfin être consentis pour une durée limitée.

5. Exemple de bordereau de versement

Remarques

- L'ensemble du versement (articles n° 1 à 15) est constitué des minutes et répertoires de Maître Ferry. Cette information est donc indiquée à la première ligne, il n'est pas utile de la répéter ensuite.

- Les articles n° 1 à 6 comportent tous des documents datant de 1920. Cette information est donnée comme description de l'ensemble d'articles et n'est pas répétée ensuite dans la description des articles, ni dans la colonne des dates extrêmes.

- L'usage de plusieurs tailles de police permet de rendre plus visible le classement des articles.

- Les articles n° 12 et 13, dossiers peu volumineux, sont contenus dans la même boîte. Leur numéro a été reporté sur la tranche de la boîte, et sur la chemise contenant chaque article.

Les données produites ou reçues dans l'exercice d'une mission de service public constituent des archives publiques au même titre que les documents sur support papier. Les règles et procédures qui s'appliquent à leur archivage, notamment l'élimination et le versement aux Archives départementales, à l'issue de leur durée d'utilité administrative, sont rigoureusement les mêmes. En revanche, la spécificité technologique de ces archives impose une vigilance particulière pour garantir la pérennité, l'intégrité et la sécurité des données. A l'heure actuelle, les Archives départementales de la Haute-Saône ne sont pas encore en capacité de recevoir des versements numériques. Des démarches sont en cours pour atteindre cet objectif prochainement.

• Archives départementales de la Haute-Saône :
  archives@haute-saone.fr
  Tél : 03 84 95 76 30