Administrations

Référentiel général de gestion des archives. Comité interministériel aux Archives de France. 2013

"Parce qu'elles garantissent l'accès des citoyens à l'information administrative et le droit des peuples à connaître leur histoire, les archives sont essentielles à l'exercice de la démocratie, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance."

Extrait de la déclaration universelle des archives adoptée en novembre 2011 par l'UNESCO.

Référentiel général de gestion des archives. Comité interministériel aux Archives de France. Octobre 2013. Document PDF en ligne


Archivage, mode d'emploi

  • Aucune élimination ne peut se faire sans l'obtention préalable du visa des Archives départementales. Consulter la procédure d'élimination
  • Pour cela, remplir le bordereau et l'envoyer aux Archives départementales.
  • Modèles de bordereau d'élimination ci dessous

I. La gestion quotidienne des archives publiques

1. Définition

"Les archives sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité" (article L211-1 du code du patrimoine).

2. Comment traiter ses archives au quotidien ?

Il est important de classer ses documents en fonction du sort qui leur sera réservé dans le futur. L’idéal est de procéder ainsi dès la création du dossier. Suivant la nature des dossiers, le classement sera chronologique, alphabétique, géographique, thématique ; le mode de classement retenu doit être le mieux adapté à l'utilisation courante des archives par le service. Dans la plupart des cas, il est conseillé de suivre le classement suivi dans l'instruction conjointe conclue entre votre ministère et le ministère de la culture (Service interministériel des archives de France).

3. Comment trier ses archives ?

Un outil réglementaire et pratique : le tableau de gestion

Les tableaux sont établis conjointement par les services et les Archives départementales. Demandez le tableau à la personne chargée de l'archivage dans votre administration, ou contactez les Archives départementales (archives@haute-saone.fr ou 03 84 95 76 30).

La durée d'utilité administrative (DUA)

C'est le délai minimum pendant lequel un document doit être impérativement conservé par le service qui l'a produit ou reçu, soit en vertu de textes légaux ou réglementaires, soit en raison de la valeur administrative que ce document conserve pour le service dans le traitement des affaires courantes ou futures.

Le sort final des documents à l'expiration de la DUA

Trois éventualités se présentent :

- Conservation définitive : versement intégral aux Archives départementales. Voir Chapitre II.

- Conservation partielle : versement aux Archives départementales et conservation définitive d'une partie seulement d'un ensemble de documents ou d'un dossier. Les modalités de tri ou d'échantillonnage sont définies très précisément dans le tableau de gestion ou l'instruction de tri.

- Destruction : la destruction doit être sécurisée afin que des données d'ordre privé ou confidentiel ne se retrouvent pas sur la voie publique, de manière à rendre impossible la lecture d’informations, le détournement de documents ou la récupération de données par des tiers. Voir chapitre III.

Attention : aucune destruction ne peut se faire sans avoir obtenu au préalable le visa du directeur des Archives départementales. La procédure et les bonnes pratiques pour l'élimination des archives publiques sont décrites au chapitre 3 du présent guide.

 


II. Préparation des versements & rédaction des bordereaux

Qu'est-ce qu'un versement ?

C'est le transfert aux Archives départementales des documents qui ne sont plus utiles à l'activité quotidienne du service, en vue de leur conservation définitive, du fait de leur intérêt historique ou des effets juridiques qu'ils continuent de produire. Le tri, le classement et le conditionnement des dossiers versés incombent au service versant.

Les Archives départementales sont à votre disposition pour répondre à vos questions, aider à l'organisation des campagnes d'archivage, et en cas de besoin vous conseiller pour le recrutement de vacataires qualifiés ou le recours à des prestataires d'archivage, la définition de leur programme de travail et la supervision de l'exécution de leur mission. Dans le cas d'un important arriéré d'archives à traiter, le service pourra difficilement se dispenser de faire appel à un vacataire ou prestataire.

La préparation d'un versement suit quatre étapes principales :

- Tri

- Classement

- Conditionnement et rédaction du bordereau

- Transfert des documents aux Archives départementales

1. Tri

Il s'agit ici de séparer les documents à verser de ceux pouvant faire l'objet d'une élimination. Voir chapitre III. On appliquera les préconisations inscrites dans le tableau de gestion élaboré conjointement par votre service et les Archives départementales, ou à défaut celles des instructions établies au niveau national, disponibles sur le site http://francearchives.fr (rubrique "Gérer les archives publiques").

2. Classement

Cette étape est fondamentale pour permettre les recherches ultérieures. Les documents doivent impérativement être ordonnés suivant un ordre logique, qui reflète l'organisation du service et ses méthodes de travail.

Par conséquent, on commencera par organiser le fonds à traiter en grandes catégories thématiques, regroupant les dossiers de même nature ou portant sur un même objet, au sein desquelles l'ordre logique des dossiers (alphabétique, chronologique, géographique, par type de procédure ou d'opération) sera respecté ou rétabli. Dans chaque dossier, les documents font eux-mêmes l'objet d'un classement interne qu'il convient au besoin de restaurer.

3. Conditionnement et rédaction du bordereau

Il est demandé d'utiliser des boîtes d'archives en carton de 8 à 12 cm de large. Les boîtes de 20 cm et cartons de photocopies sont à proscrire ; l'usage de boîtes de 15 cm doit être exceptionnel et réservé à des dossiers volumineux ne pouvant être fractionnés. Ôter trombones, élastiques, baguettes de reliures, chemises plastifiées, dossiers à sangle, qui à long terme endommagent les documents. A l'intérieur des boîtes, les dossiers doivent être contenus dans des chemises souples cartonnées en bon état. Une boîte trop ou trop peu remplie n'assure pas la conservation des documents. Les boîtes en mauvais état ou dont le format n'est pas adapté au contenu seront systématiquement changées.  Numérotez les boîtes de 1 à n, de préférence au crayon pour rendre les corrections plus faciles.

Comment rédiger le bordereau ?

La description des dossiers (2ème colonne du bordereau) et les dates extrêmes (3ème colonne) sont alors reportées sur le bordereau de versement, en face du numéro de la boîte (1ère colonne). Les dates extrêmes sont les années du plus ancien et du plus récent document du dossier, séparées par un tiret simple. La 4ème colonne (observations) est facultative ; elle sert à donner des précisions relatives à l'état matériel, au format et au conditionnement des documents, ou encore à mentionner la présence d'un document particulièrement remarquable ou les critères de tri appliqués dans le cadre de la sélection d’un échantillon

Trois éléments peuvent être combinés pour décrire un article ou un ensemble d'articles : l'objet sur lequel porte le ou les dossiers, l'action mise en œuvre par le service, la ou les typologies des documents. Exemple de description combinant les trois éléments : « Formation des agents (objet), programmation annuelle (action) : comptes-rendus de réunions, correspondance (typologies). ». Il est également utile de préciser le mode de classement des dossiers.

4. Transfert des documents aux Archives départementales

Préalablement à tout transfert, le bordereau doit être adressé à l'archiviste chargé de la collecte pour approbation.

Le volet "amiante" du bordereau doit impérativement être rempli. Le service versant adresse en outre aux Archives départementales une copie du dossier technique amiante (DTA) relatif au bâtiment où ont été stockées les archives.

Une fois le bordereau définitivement validé, le service versant prend rendez-vous aux Archives départementales pour le transfert proprement dit. L'agent chargé du transport apporte le bordereau de versement, signé par le responsable du service versant, en trois exemplaires. Un exemplaire sera retourné au service par courrier, signé par le directeur des Archives départementales.

Comment consulter les archives versées ?

Une fois les documents versés aux Archives départementales, ceux-ci peuvent être consultés à tout moment par le personnel du service versant en salle de lecture ; des numérisations peuvent être également délivrées à la demande. Des prêts peuvent enfin être consentis pour une durée limitée.


III. Procédure et bonnes pratiques pour l'élimination d'archives publiques

Éliminer

Les documents qui ne sont plus utiles à l'administration et dont on ne prévoit pas le versement aux Archives départementales doivent être éliminés. Il s'agit d'une obligation réglementaire (art. R 212-14 du code du patrimoine). Le directeur des Archives départementales est chargé, par délégation du préfet, du contrôle scientifique et technique des archives publiques sur le territoire du département.

Le saviez-vous ? La conservation définitive de certains documents et données et leur élimination selon les modalités précitées sont parfaitement conformes au Règlement européen de protection des données personnelles (RGPD, art. 89).

Le bordereau d'élimination :

Les documents à éliminer font impérativement l'objet d'un bordereau d'élimination soumis à l'autorisation du directeur des Archives départementales. C'est également une obligation, dont le non-respect engage la responsabilité de l'agent en charge des archives ou ayant procédé à l'élimination.

Un échange préalable avec les Archives permet de s’assurer de la conformité du bordereau avant de le soumettre à la signature du chef de service. Le bordereau signé par le chef de service doit être adressé en trois exemplaires aux Archives départementales par voie postale, ou en pièce jointe scannée avec la signature par courriel à l’adresse suivante : archives@haute-saone.fr.

L’exemplaire du bordereau retourné après signature du directeur des Archives départementales est à conserver précieusement ; il dégage toute responsabilité en cas de contentieux.

La destruction des documents

La destruction matérielle des documents est à la charge du service qui les détient. Aucun document ne doit être jeté à la poubelle ou déposé en déchetterie : la destruction doit être sécurisée afin que des données d'ordre privé ou confidentiel ne se retrouvent pas sur la voie publique, de manière à rendre impossible la lecture d’informations, le détournement de documents ou la récupération de données par des tiers.  Ils devront donc être dénaturés par déchiquetage, broyage ou incinération, soit directement par le service, soit par les soins d'un prestataire professionnel capable de garantir la destruction sécurisée par la délivrance d'un certificat.


IV. L'archivage des données numériques

Les données produites ou reçues dans l'exercice d'une mission de service public constituent des archives publiques au même titre que les documents sur support papier. Les règles et procédures qui s'appliquent à leur archivage, notamment l'élimination et le versement aux Archives départementales, à l'issue de leur durée d'utilité administrative, sont rigoureusement les mêmes. En revanche, la spécificité technologique de ces archives impose une vigilance particulière pour garantir la pérennité, l'intégrité et la sécurité des données. A l'heure actuelle, les Archives départementales de la Haute-Saône ne sont pas encore en capacité de recevoir des versements numériques. Des démarches sont en cours pour atteindre cet objectif prochainement.