Archives communales et intercommunales

Sommaire


Construction et réparation de l'église de Champlitte (cote ADHS :122 E dépôt 158b)

ARCHIVES COMMUNALES

Définition des archives communales

Présentation

Les archives communales sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.

Les textes de référence

Les devoirs et obligations des élus locaux

Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent la conservation et la mise en valeur, à la fois pour :

  • la gestion des affaires communales ;
  • la justification des droits des administrés ;
  • la sauvegarde de la mémoire et du patrimoine communal.

Le maire est responsable civilement et pénalement des archives communales, leurs frais de conservation sont compris dans les dépenses obligatoires des communes (code général des collectivités territoriales, article L2321-2). Les élus doivent faire classer, conditionner, relier et éventuellement faire restaurer leurs archives. Après chaque renouvellement de municipalité, un récolement des archives doit être établi et un procès-verbal de prise en charge doit être dressé. 


Gestion des archives communales


Eliminations

Les textes de référence

Les éliminations ainsi que les dépôts réalisés aux Archives départementales doivent se fonder sur les délais fixés par les circulaires de tri établies par le service interministériel des Archives de France :

L’élimination de documents : une procédure en trois étapes 

  1. Rédiger un bordereau d’élimination, le faire signer par le maire et le transmettre en deux exemplaires originaux au directeur des Archives départementales, pour visa. 
  2. Conserver précieusement l’exemplaire du bordereau retourné qui, après signature du directeur des Archives départementales, dégage toute responsabilité en cas de contentieux.
  3. Procéder à l’élimination physique des archives proposées à l’élimination. Pour des raisons de confidentialité, aucun document ne doit être jeté à la poubelle. Ces derniers doivent être déchiquetés, broyés ou incinérés. En cas d’appel à un prestataire privé, un certificat de destruction doit être délivré. 

Toute élimination d’archives publiques est interdite sans l’obtention, au préalable, du visa du directeur des Archives départementales (code du patrimoine, article L 214-3 et L 214-4). 


Conservation et communication

Les documents doivent être conservés dans une salle spécifiquement réservée aux archives. Le local, fermé à clef, doit faire l’objet d’un dépoussiérage régulier. La consultation de document par le public doit s’effectuer sur place, sous la surveillance de l’archiviste ou d’un agent municipal, dans le respect des délais de communicabilité. Il est interdit de photocopier les registres car les manipulations engendrées écrasent les reliures.
Voir les règles de communication des archives


Le dépôt de documents aux Archives départementales 

Documents qui sont à déposer au service des Archives départementales :
- les documents de l'état civil ayant plus de 120 ans de date ;
- les autres documents d'archives ayant plus de 50 ans de date n’ayant plus d’utilité administrative et destinés à être conservés à titre définitif.
(article L. 212-11 du code du patrimoine)

Commune de moins de 2000 habitants :
Le dépôt au service des Archives départementales des documents cités au paragraphe précédent est de règle.
Le code du patrimoine laisse cependant la possibilité au maire de conserver ces documents dans la commune sous de strictes conditions : déclaration au directeur des Archives départementales et conservation convenablement assurée (voir le document téléchargeable "Aménager un espace d'archives dans une commune rurale").
Le maire a aussi la possibilité, si la commune est membre d'un groupement de collectivités territoriales, de les déposer, par convention, après délibération du conseil municipal, aux archives du groupement de collectivités territoriales dont elle est membre ou aux archives de la commune désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci.

Commune de 2000 habitants ou plus :
Après délibération du conseil municipal, les documents cités au paragraphe précédent peuvent être déposés par le maire :
- par convention, aux archives du groupement de collectivités territoriales dont elle est membre ou aux archives de la commune désignée par ce groupement pour gérer les archives de celui-ci ;
- ou au service des Archives départementales.

Dans les deux cas, si les conditions de conservation ne sont pas convenables, un dépôt d’office peut être prescrit par la préfète après mise en demeure. De même, les conventions de dépôt auprès de groupements de collectivités territoriales ou d’une autre commune doivent être soumises au directeur des Archives départementales.


Le procès-verbal de récolement

Lors de chaque changement de maire et/ou de municipalité, la rédaction d’un récolement des archives de la commune est obligatoire, même si le maire sortant a été réélu. Ce récolement accompagne un procès-verbal de prise en charge des archives établi en 3 exemplaires :

-   un pour le maire sortant (ou ses héritiers)

-   un pour les archives de la commune

-   un pour le directeur des Archives départementales


ARCHIVES INTERCOMMUNALES

Comment gérer les archives d’une structure intercommunale ?

 Les modalités de tri, de classement et de dépôt des archives des Etablissements publics de coopération intercommunale (E.P.C.I.) sont similaires à celles des archives communales (voir détail ci-dessus).

 

Que faire des archives des syndicats intercommunaux supprimés ?


En vertu du principe du respect des fonds, les documents des syndicats intercommunaux conservés en mairie ne doivent pas être mélangés aux archives de la commune mais être conservés à part.

En cas de dissolution de la structure avec transfert de compétences, les dossiers des affaires en cours ainsi que les documents dont la durée d’utilité administrative n’est pas encore arrivée à échéance doivent être remis à la structure auxquelles ont été transférées les compétences correspondantes. Un procès-verbal de transfert doit alors être établi en trois exemplaires :

-  un pour le président de la structure dissoute ;

-  un pour le président de la structure héritant de la compétence ;

-  un pour le directeur des Archives départementales.

 Lorsqu’il n’y a pas d’établissement successeur, les archives de l’organisme doivent être déposées aux Archives départementales à défaut d’une affectation différente déterminée par l’acte de suppression (code du patrimoine, art. L.212-5).

 ► Il est utile de prévoir dans les statuts de l’EPCI le sort des archives en cas de dissolution.


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