Archives communales et intercommunales
Sommaire
ARCHIVES COMMUNALES
Définition des archives communales
Présentation
Les archives communales sont l'ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l'exercice de leur activité.
Les textes de référence
- Code du Patrimoine, Livre II, Régime général des archives, articles L. 211-1 à L. 214-10.
Plus particulièrement :
- les articles L. 212-6, L. 212-6-1 et L. 212-7 qui traitent des archives des collectivités territoriales ;
- l'article L. 212-10 et les articles R. 212-3 et R. 212-4 relatifs au contrôle scientifique et technique de l'État sur les archives publiques.
Les devoirs et obligations des élus locaux
Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives. Elles en assurent la conservation et la mise en valeur, à la fois pour :
- la gestion des affaires communales ;
- la justification des droits des administrés ;
- la sauvegarde de la mémoire et du patrimoine communal.
Le maire est responsable civilement et pénalement des archives communales, leurs frais de conservation sont compris dans les dépenses obligatoires des communes (code général des collectivités territoriales, article L2321-2). Les élus doivent faire classer, conditionner, relier et éventuellement faire restaurer leurs archives.
Le procès-verbal de récolement
Lors de chaque changement de maire et/ou de municipalité, la rédaction d’un récolement des archives de la commune est obligatoire, même si le maire sortant a été réélu. Ce récolement accompagne un procès-verbal de prise en charge des archives établi en 3 exemplaires :
- un pour le maire sortant (ou ses héritiers)
- un pour les archives de la commune
- un pour le directeur des Archives départementales
Gestion des archives communales
Eliminations
Les textes de référence
Les éliminations ainsi que les dépôts réalisés aux Archives départementales doivent se fonder sur les délais fixés par les circulaires de tri établies par le service interministériel des Archives de France :
- cadre de classement des archives communales anciennes et modernes, du 31 décembre 1926 ;
- instruction DPACI/RES/2009/018 du 28 août 2009 relative au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structure intercommunales ;
- circulaire DGP/SIAF/2014/006 du 22 septembre 2014. Préconisations relatives au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques.
- instruction DPACI/RES/2004/01 du 05 janvier 2004 : Traitement et conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945.
L’élimination de documents : une procédure en trois étapes
- Rédiger un bordereau d’élimination, le faire signer par le maire et le transmettre en deux exemplaires originaux au directeur des Archives départementales, pour visa.
- Conserver précieusement l’exemplaire du bordereau retourné qui, après signature du directeur des Archives départementales, dégage toute responsabilité en cas de contentieux.
- Procéder à l’élimination physique des archives proposées à l’élimination. Pour des raisons de confidentialité, aucun document ne doit être jeté à la poubelle. Ces derniers doivent être déchiquetés, broyés ou incinérés. En cas d’appel à un prestataire privé, un certificat de destruction doit être délivré.
Toute élimination d’archives publiques est interdite sans l’obtention, au préalable, du visa du directeur des Archives départementales (code du patrimoine, article L 214-3 et L 214-4).
Conservation et communication
Les documents doivent être conservés dans une salle spécifiquement réservée aux archives. Le local, fermé à clef, doit faire l’objet d’un dépoussiérage régulier. La consultation de document par le public doit s’effectuer sur place, sous la surveillance de l’archiviste ou d’un agent municipal, dans le respect des délais de communicabilité. Il est interdit de photocopier les registres car les manipulations engendrées écrasent les reliures.
Voir les règles de communication des archives
Le dépôt de documents aux Archives départementales
Documents qui peuvent être déposés aux Archives départementales :
- les documents d'archives de plus de 50 ans n'ayant plus d'utilité administrative pour la commune et présentant un interêt historique.
- les registres d'état civil de plus de 120 ans.
Pour tout projet de dépôt d'archives communales, il est nécessaire de solliciter au préalable les Archives départementales.
Commune de moins de 2000 habitants :
Le dépôt aux Archives départementales des documents d'archives est la règle.
Le code du patrimoine laisse cependant la possibilité pour la commune de conserver sur place les documents de plus de 50 ans sous certaines réserves : déclaration au directeur des Archives départementales, conditions de conservation satisfaisantes (sûreté, sécurité - incendie, climat - température - hygrométrie et équipement matériel et tenue d'un registre des communications; Voir le document téléchargeable "Aménager un espace d'archives dans une commune rurale").
Commune de 2000 habitants ou plus :
Le dépôt aux Archives départementales des documents d'archives est facultatif. Le dépôt est alors régi par une convention particulère approuvée par le conseil municipal de la commune déposante et le conseil départemental dépositaire.
Dans les deux cas, les Archives départementales restent disponibles pour accompagner les communes dans la préparation des dépôts d'archives communales, et pour apporter conseils et méthodologie pour la gestion et la conservation des archives sur place en commune.
ARCHIVES INTERCOMMUNALES
Comment gérer les archives d’une structure intercommunale ?
Les modalités de tri, de classement et de dépôt des archives des Etablissements publics de coopération intercommunale (E.P.C.I.) sont similaires à celles des archives communales (voir détail ci-dessus).
Télécharger le guide d'archivage des intercommunalités
Fiche pratique sur la tenue des registres
Que faire des archives des syndicats intercommunaux supprimés ?
En vertu du principe du respect des fonds, les documents des syndicats intercommunaux conservés en mairie ne doivent pas être mélangés aux archives de la commune mais être conservés à part.
En cas de dissolution de la structure avec transfert de compétences, les dossiers des affaires en cours ainsi que les documents dont la durée d’utilité administrative n’est pas encore arrivée à échéance doivent être remis à la structure auxquelles ont été transférées les compétences correspondantes. Un procès-verbal de transfert doit alors être établi en trois exemplaires :
- un pour le président de la structure dissoute ;
- un pour le président de la structure héritant de la compétence ;
- un pour le directeur des Archives départementales.
Lorsqu’il n’y a pas d’établissement successeur, les archives de l’organisme doivent être déposées aux Archives départementales à défaut d’une affectation différente déterminée par l’acte de suppression (code du patrimoine, art. L.212-5).
► Il est utile de prévoir dans les statuts de l’EPCI le sort des archives en cas de dissolution.
Le procès-verbal de récolement
Lors de chaque changement de président, la rédaction d’un récolement des archives de la collectivité est obligatoire, même si l'élu sortant a été réélu. Ce récolement accompagne un procès-verbal de prise en charge des archives établi en 3 exemplaires :
- un pour le président sortant (ou ses héritiers)
- un pour les archives communautaires
- un pour le directeur des Archives départementales
Contact
Contact : Archives
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